Jaan tässä artikkelissa vinkit siihen, kuinka luot itsellesi henkilökohtaisen viestintäsuunnitelman. Kokemukseni mukaan siitä on merkittävästi apua johtamisen, työnantajakuvan ja maineen kannalta.
Kannustava asiakaspalaute
Haluaisin kuitenkin jakaa ensin saamani inspiroivan asiakaspalautteen.
Heli Komulainen, viestintäjohtaja, Järvenpää:
”Meidän näkökulmastamme Jukka pystyi tarjoamaan vastauksen esim. kysymykseen, miten johtaa koko kaupungin henkilöstön työroolin viestintä arvoista ja strategiasta?”
Selkeyttä ja tehokkuutta johtajuusviestintään
Henkilökohtaisen viestintäsuunnitelman luominen johtajalle ja esihenkilölle seuraa samankaltaisia askelia, kuin organisaation viestintäsuunnitelman luominen. Tärkein askel on määritellä selkeästi, mihin tarkoitukseen suunnitelmaa tarvitaan. Tämän jälkeen voidaan seurata seuraavia vaiheita:
Kohderyhmän määrittely:
Ensimmäinen vaihe on määritellä, ketkä ovat tärkeimmät kohderyhmäsi. Tämä voi sisältää esimerkiksi henkilöstöä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita, mediaa ja sijoittajia. Kun kohderyhmät on määritelty, voidaan selvittää, millaisia viestintäkanavia he käyttävät ja millaisia viestejä he haluavat vastaanottaa.
Viestintätavoitteiden määrittely:
Toisessa vaiheessa määritellään ne tavoitteet, joita haluat saavuttaa viestinnälläsi. Tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi organisaation maineen parantamiseen, uusien asiakkaiden houkutteluun tai työntekijöiden sitouttamiseen. Tavoitteiden tulee olla konkreettisia, mitattavissa olevia ja aikataulutettuja. Niiden tulee olla myös linjassa organisaation tavoitteiden kanssa.
Viestintästrategian kehittäminen:
Kolmannessa vaiheessa kehitetään strategia, joka auttaa saavuttamaan viestintätavoitteet. Strategiaan sisältyy esimerkiksi viestintäkanavien valinta, viestien suunnittelu, roolitukset ja viestinnän aikatauluttaminen.
Viestintäsuunnitelman toteutus:
Neljännessä vaiheessa viestintäsuunnitelma toteutetaan käytännössä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi viestien kirjoittamista, tekoälyn ja muiden työkalujen hyödyntämistä, sosiaalisen median päivitysten tekemistä ja tapaamisten järjestämistä kohderyhmien kanssa.
Viestinnän arviointi:
Viidennessä vaiheessa arvioidaan viestinnän vaikutuksia ja tehdään tarvittaessa muutoksia viestintäsuunnitelmaan. Arvioinnin avulla voidaan selvittää, ovatko tavoitteet saavutettu ja miten viestintää voidaan parantaa tulevaisuudessa.
Viestinnän strategian on hyvä sisältää seuraavat osiot:
- Viestintäkanavat; millä kanavilla haluat viestiä (esim. blogi, some-kanavat, lehtihaastattelut, videot, podcastit, mielipidekirjoitukset jne.).
- Viestinnän sisältö; minkä tyyppistä sisältöä haluat jakaa (esim. ajankohtaiset asiat, johtamisfilosofia, henkilökohtaiset kokemukset, arvot, vastuullisuus jne.).
- Viestinnän taajuus; kuinka usein haluat viestiä kullekin kohderyhmälle ja millä aikataululla.
- Viestintäbudjetti; kuinka paljon resursseja aiot käyttää henkilökohtaiseen viestintään.
- Viestinnän toteutus: Käytännön toteutus on tärkeä osa henkilökohtaista viestintäsuunnitelmaa. Tässä vaiheessa varmistetaan, että viestintäkanavat ovat valittu oikein, sisältö on linjassa tavoitteiden kanssa, ja aikataulu on realistinen.
- Viestinnän arviointi: Lopuksi, arvioi henkilökohtaisen viestintäsi tehokkuutta, ja tee tarvittavat muutokset. Suosittelen hyödyntämään tässä organisaatiosi viestintävastaavan tai ulkopuolisen viestintäasiantuntijan apua.
Kaiken kaikkiaan viestintäsuunnitelma voi olla hyvinkin yksinkertainen. Keskeistä on luoda jonkinlaisia tavoitteita, jotka on saavutettavissa ja arvioitavissa, oletko menossa oikeaan suuntaan.
Varaa kalenteriisi maksuton kartoituskeskustelu
Jos haluat sparrausta johdon ja esihenkilöiden viestinnän kehittämiseen, ota minuun yhteyttä. Maksuton kartoituskeskustelu on paras tapa selvittää, minkälaista tukea tarvitset ja miten se auttaa vahvistamaan viestinnän asemaa organisaatiossasi.
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
