Vaativa 24/7/365 -viestintäympäristö ottaa viestijästä helposti vallan, jos viestintää ei koeta osaksi työyhteisön johtamisjärjestelmää. Kuormittuminen ja loppuunpalaminen ovat todellisia haasteita, joihin on onneksi ratkaisuja ja ennaltaehkäisemisen mahdollisuuksia.
Viestintä on organisaation yhteinen asia
Havaintojeni mukaan suuri viestintää kuormittava tekijä on työyhteisöön rakentuntut kulttuuri, jossa viestintä kuuluu viestintävastaaville ja muut yhteisön jäsenet kokevat, ettei viestintä ole keskeinen osa heidän työnkuvaansa. Sen sijaan mediallistunut toimintaympäristö odottaa, että viestintä olisi koko organisaation yhteinen asia. Osana johtamiskulttuuria, jolloin viestintätoimet ovat automaattisesti mukana päätöksenteon agendalla.
Viestintä mukana jo muutosten suunnittelussa
Jos viestintä mielletään vain tukifunktioksi, on toiminta usein reaktiivista ja siten kuormittavaa. Jos viestinnästä vastaavat henkilöt eivät ole mukana jo muutosten suunnittelussa, jää viestinnän elintärkeä ennakoiva ja valmisteleva työ hyödyntämättä. Samoin viestintätoimet annetaan usein kiireellisinä ja puutteellisina tehtävänantoina viestintäasiantuntijoille, jolloin heidän on vaikea suunnitella työtään ja tuottaa parasta mahdollista lisäarvoaan asiantuntijuudellaan.
Yhteinen kuva viestinnän roolista ja roolituksista
Olen saanut sparrata lukuisia johtoryhmiä, hallituksia ja muita päättäviä ryhmiä julkisella sektorilla, yrityksissä ja järjestökentässä. Havaintojeni mukaan harvassa niistä on lähtökohtaisesti kovin yhtenäistä kuvaa viestinnän roolista, tavoitteista, arvoista ja toimintamalleista. On paljon hajanaisia käsityksiä, kokemuksia ja näkemyksiä, koska jokainen katsoo aihetta oman taustansa läpi.
Mielestäni viestinnän iso kuva lähtee organisaation johtorymästä. Siellä tulisi olla yhtenäinen keskinäinen tulkinta siitä, miksi viestintä on tärkeää, mitä se tarkoittaa käytännössä ja miten sitä toteutetaan. Erityisen merkityksellistä on yhteinen tulkinta viestinnän sävystä. Se antaa selkänojaa toimia ja löytää tehokkaita viestinnän mahdollisuuksia.
Viestijöiden kuormittumiseen voidaan puuttua monin tavoin
Viestinnän merkitys kaikenlaisten organisaatioiden maineen, luottamuksen, työnantajakuvan ja elinvoimaisuuden vahvistajana korostuu jatkuvasti. Viestintää tullaan tarvitsemaan eri muodoissaan enemmän kuin koskaan. Sen ei tulisi kuitenkaan tarkoittaa, että lisätään ainoastaan viestinnän määrää. On yhä tärkeämpää, että viestintää johdetaan, eli siihen liittyen tehdään myös valintoja, mistä luovutaan.
Viestijöiden kuormittumista voi onneksi ratkoa ja ennaltaehkäistä monin eri tavoin. Lähtökohtana on viestinnän näkeminen keskeisenä osana johtamista. Kun organisaatiossa on selkeä kuva viestinnän merkityksestä, valinnoista, roolituksista ja toimintatavoista, voidaan olla proaktiivisia ja valmistautuneita. Silloin säästetään aikaa, resursseja ja rahaa.
Hyvinvointi on seuraava viestinnän kehittämisalue
Jaksamisen rajat tulevat usein viestintäsparrauksissa puheenaiheeksi. Haluan kannustaa ja rohkaista kaikkia johtajia varmistamaan, että heidän työyhteisöissä hyvinvointi kuuluu oleellisena osana johtamisen ja viestinnän kehittämiseen. Uskon, että se tulee olemaan seuraava viestinnän kehittämisalue ja myös tärkeä tekijä sen suhteen, mitkä yhteisöt onnistuvat rekrytoinneissaan ja asiakkuuksissaan.
Ennustan, että tulemme näkemään jo lähivuosina julkisia työyhteisöjen viestintään liittyviä hyvinvointivertailuja. Niihin kannattaa varautua hakemalla omaan organisaatioon yhteisiä tulkintoja ja toimintatapoja.
Jos haluat keskustella aiheesta, ota vapaasti yhteyttä.
Dialogista syksyä!
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
