Julkiseen jakoon tarkoitettujen dokumenttien luotettavuus on kriittistä, erityisesti julkisen sektorin organisaatioille. Esimerkiksi hallintosäännöissä ja muissa tärkeissä dokumenteissa mahdolliset ristiriidat tai epäjohdonmukaisuudet voivat heikentää dokumenttien uskottavuutta, aiheuttaa ongelmia ja johtaa luottamuspulaan.

Nykyään, kun toimittajat ja muut sidosryhmät voivat helposti tarkistaa näitä asiakirjoja tekoälyn avulla, on entistä tärkeämpää varmistaa niiden oikeellisuus etukäteen. Kyse on siten myös mainetyöstä.

Miten ChatGPT voi auttaa tarkistamaan asiakirjojen johdonmukaisuutta?

Tässä kohtaa tekoälytyökalut, kuten ChatGPT, voivat olla arvokkaita. Tekoäly kykenee analysoimaan dokumentteja nopeasti ja tunnistamaan ristiriitaisuuksia tai epäjohdonmukaisuuksia, jotka saattavat jäädä ihmisten huomaamatta. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun valmistellaan ohjeistuksia, raportteja ja tiedotteita.

Konkreettisia esimerkkejä ChatGPT:n käyttöön

Alla on muutama konkreettinen promptiehdotus, joiden avulla voit hyödyntää ChatGPT:tä asiakirjojen tarkistuksessa:

  1. Johdonmukaisuuden tarkistus:
    • ”Voitko tarkistaa tämän dokumentin ja kertoa, onko siinä ristiriitaisia väitteitä tai epäjohdonmukaisuuksia?”
    • ”Etsi tästä raportista mahdolliset ristiriidat eri osien välillä ja ilmoita niistä.”
  2. Sisällön yhtenäisyyden varmistaminen:
    • ”Onko tässä ohjeistuksessa kohtia, jotka vaikuttavat ristiriitaisilta toisiinsa nähden?”
    • ”Tarkista, ovatko tämän asiakirjan keskeiset käsitteet ja termit johdonmukaisia koko tekstin läpi.”
  3. Toimintakehotteiden tarkastus:
    • ”Voitko varmistaa, että kaikki tässä asiakirjassa esitetyt toimintakehotteet ovat johdonmukaisia ja tukevat toisiaan?”

Muista tietoturva ja luottamuksellisuus

On kuitenkin tärkeää muistaa, että ulkoisille tekoälysovelluksille, kuten ChatGPT:lle, tule antaa käsiteltäväksi arkaluontoista tai salaista tietoa. Tietoturvasta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta organisaation tiedot pysyvät suojattuna. Tekoälyä kannattaa käyttää harkiten ja vastuullisesti, erityisesti kun on kyse julkiseen jakoon menevistä dokumenteista.

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI

”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.