Miljoona suomalaista tekee etätyötä ja viettää ison osan työpäivistään Teamsissä tai muissa videokokouksissa. Moni kokee osan niistä aikasyöppöinä, jotka eivät edistä työn tavoitteita. Kerron seuraavaksi, miten asialle voi tehdä jotain nopeasti.
”Aikasyöppökokous” on huonoa johtajuutta ja ajan varastamista toiselta
Aina osallistujat eivät ole tietoisia, minkälaisesta palaverityypistä on kyse. Onko tarkoituksena ideoida, tehdä päätöksiä, markkinoida palvelua vai raportoida tekemisistä? Huonosti valmisteltu, liian pitkä ja tehottomasti vedetty kokous on huonoa johtajuutta ja ajan varastamista toiselta.
Vastaukset parempiin palaverikäytäntöihin löytyvät työyhteisöstä
Lääkkeet ajan säästämiseen löytyvät työyhteisöjen jäseniltä. Metodina käyttäisin kevyttä yhteiskehittämistä, jonka avulla säästetään aikaa, hermoja ja sitä kautta rahaa. Samalla vahvistetaan hyvinvointia ja parannetaan työyhteisön viihtyvyyttä. Metodi on toiminut hyvin osana johtamisen kehittämistä.
Pureudutaan suurimpaan aikasyöppöön
Aluksi selvitämme, minkälaisia kokoustyyppejä työyhteisössä järjestään ja mitkä niistä vievät eniten aikaa, eli pureudutaan suurimpaan aikasyöppöön. Annetaan niihin osallistuvien kertoa mielipiteensä siitä, mitä he haluaisivat muuttaa ja mikä toimii hyvin.
Yhteiskehittämisen avulla ideoidaan alustavat ideat
- kokouksiin valmistautumisesta
- kokousten vetämisestä
- kokousten raportoinnista
- kokousten jälkeisestä toimeenpanosta
Tähän vaiheeseen menee osallistujilta noin 15 minuuttia aikaa.
Luodaan onnistuneen etäpalaverin agendat
2-vaihe toteutetaan valittujen vastuuhenkilöiden kesken etätyöpajana. Siinä kiteytetään ja konkretisoidaan yhteiskehittämisestä saatuja ideoita onnistuneiden etäpalavereiden agendoiksi. Eri palaverityypeille voidaan luoda omat agendat, joiden avulla kokousten suunnittelu ja toteuttaminen ovat jatkossa tehokkaampia.
Tämä vaihe vie osallistujilta (5-10 hlöä) muutaman tunnin aikaa.
Varmistamme, että uudet toimintamallit on otettu käyttöön
Tiivistettynä koko yhteisö tunnistaa aikasyöppökokouksen, relevantti porukka yhteiskehittää yhteisölle ”dieetin” ja 3 kk kuluttua mitataan kehittävästi miten ollaan onnistuttu.
Potentiaalia löytää 1.000.000 tuntia aikaa parempaan tekemiseen!
Jos jokainen etätyötä tekevä säästäisi turhaa etäpalaveriaikaa yhden tunnin vuodessa, kertyisi siitä miljoona tuntia aikaa johonkin parempaan.
Jos koet, että työyhteisösi etäkokousten käytänteissä on kehittämisen varaa, ota vapaasti yhteyttä. Saat konkreettisen ehdotuksen. Jokainen vapautettu tunti on panostus työhyvinvointiin ja työnantajakuvaan.
Dialogista ja hyvinvoivaa kevättä!
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
