”Tarvitaan vaihtelua ja happea” – Saksin ja Nymanin 9 vinkkiä etävalmennuksiin

Organisaatioiden sisäiset ja ulkoiset etävalmennukset- ja kokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Niihin sisältyy useita sudenkuoppia ja mahdollisuuksia. Viestintäkonsultit Jukka Saksi ja Peter Nyman keräsivät kokemustensa pohjalta 9 käytännön vinkkiä onnistuneeseen etävalmennukseen. 

1) Varmista perusfasiliteetit asialliseen kuntoon

Etäyhteyksien varassa toisiin ihmisiin vaikuttaminen on osin erilaista, kuin fyysisissä tilaisuuksissa. Kannattaa varmistaa, että on rauhallisessa tilassa, jossa on tarpeeksi hyvä valaistus, toimiva mikrofoni ja tilanteeseen soveltuva vaatetus. Videokamera kannattaa asettaa silmien tasalle, jottei kuvakulma ole alaviistosta. Myös aihetta tukeva tausta tai taustakuva kannattaa valita huolella.

Kun perusfasiliteetit ovat kunnossa, voivat osallistujat keskittyä oppimiseen, oivaltamiseen ja vuorovaikutukseen, eikä huomio kohdistu häiritseviin yksityiskohtiin.

2) Selvitä minkälaiseen tilanteeseen tulet valmentamaan

On tärkeää tiedostaa etukäteen tilanne, johon tulee etävalmentajaksi. Usein valmennukset ovat osa jonkin työyhteisön kehittämispäivää tai seminaaria. Jotta voi valmistella oman osionsa luontevaksi osaksi kokonaisuutta, täytyy selvittää, mitä ennen osuuttasi ja sen jälkeen tapahtuu.

3) Suunnittele esitykseesi tarpeeksi taukoja

Saksin ja Nymanin kokemusten perusteella fyysisten asioiden huomioiminen vaikuttaa merkittävästi siihen, miten osallistujat oppivat ja mieltävät tapahtuman onnistumisen.

”Valmentaja voi hetken levähtää ryhmätöiden aikana, mutta valmennettavat eivät. Onkin helppo ajautua harhaan, että taukoja on tarpeeksi, koska itse pääsee hetkeksi hengähtämään. Vastuullinen ja valmennettavia kunnioittava valmentaja varmistaa sopivat tauot 60-90 minuutin välein. Vain sen kautta on mahdollista pitää ihmiset virkeinä”, Saksi muistuttaa.

4) Kerro esityksesi agenda ja taukojen aikataulut etukäteen

Suunnittele agenda taukoineen tilaisuuden järjestäjän kanssa hyvissä ajoin. Se tarjoaa mahdollisuuden myös itselle valmistautua hyvin. Osallistujille kannattaa kertoa agenda otsikkotasolla etukäteen, osuuden aluksi ja kertoa samalla tauoista. Se helpottaa osallistujien valmistautumista ja orientoitumista.

Saksilla on tapana kertoa, että valmennuksissa ketään ei ”kyykytetä” eikä aseteta toisten edessä noloon asemaan. Nyman painottaa leppoisan tunnelman luomista. ”Ilmapiiri luodaan tilaisuuden alussa ja on tärkeää, että osallistujat uskaltavat kommentoida ja tuottaa ryhmätyövastauksia.”

5) Pidä lyhyitä alustuksia kiinnostavista teemoista

Monien etätyötä tekevien arki täyttyy lukuisista peräkkäisistä videopalavereista, jolloin niihin tulee helposti ”ähky”. Lyhyet alustukset pitävät osallistujat hereillä. Saksi ja Nyman käyttävät 10-15 minuutin alustuksia ja niiden havainnoillistamiseksi kuvia, kuvioita tai lyhyitä lauseita.

Saksin teemoja ovat mediallistumisen ilmiö, organisaation viestinnällinen profilointi, arvojen rooli ja merkitys, sekä viestinnän TOP 10 esteet ja mahdollisuudet. Nymanin fokusalueita ovat brändi, viestinnän vaikuttavuus ja yksilöt viestijöinä. Asiakkaat odottavat, että valmennuksen osista rakentuu eheä kokonaisuus.

6) Toteuta aktivoivia ryhmäkeskusteluita ja polleja

”Vaikka aihe olisi kiinnostava ja puhuja valovoimainen, osallistujat jaksavat harvoin keskittyä etänä toteutettaviin puheenvuoroihin kauaa”, Saksi suosittelee toteuttamaan ryhmäkeskusteluita, jotka aktivoivat osallistujia. Ryhmäkokouksia voi perustaa esim. Teamsin sisälle tai luoda jokaiselle ryhmälle erillinen kokous, josta palataan ryhmätyön jälkeen pääkokoukseen.

Saksi ja Nyman ovat käyttäneet myös polleja, eli pikakyselyitä, kysymällä esimerkiksi, mitä some-kanavia osallistujat hyödyntävät eniten työssään tai miten he suhtautuvat henkilöbrändeihin. Pollista saa nopeasti vastaukset kommentoitaviksi ja ne aktivoivat valmennustilannetta.

7) Rekrytoi ryhmän kirjurit etukäteen

Jotta tilaisuus etenee jouhevasti, kannattaa ryhmät jakaa mahdollisuuksien mukaan etukäteen ja valita niihin puheenjohtaja tai sihteeri. Osallistujille kannattaa kertoa tulevat kysymykset jo etukäteen, jolloin ryhmätöihin voidaan orientoitua ja valmistautua paremmin. Etukäteen rekrytoitu kirjuri vähentää ryhmätyön ajanhukkaa ja sähläystä merkittävästi.

8) Pyydä vastaukset chattiin teema kerrallaan

Etänä toteutetut valmennukset kannattaa pitää yksinkertaisina. ”Kun tilaisuuden vastuutaho kutsuu meidät etäkokoukseen ja vastaa tekniikasta, voimme keskittyä sisältöön ja vuorovaikutukseen valmennettavien kanssa”, Nyman toteaa.

Hyväksi havaittu metodi on pyytää ryhmätyön vastauksia chattiin teema kerrallaan. Ryhmien kirjurit valmistautuvat jakamaan vastauksensa chattiin vuorollaan. Näin niihin ehditään ottaa kantaa ja mahdollistaa fokusoitu keskustelu. Hyvään palaverietikettiin kuuluu, että puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla.

9) Lopeta esityksesi ajoissa ja anna mahdollisuus rauhalliseen loppukeskusteluun

Saksi ja Nyman ovat havainneet, että etukäteen on vaikea tietää, kuinka paljon kommentteja pyydetään ja mitkä teemat herättävät erityisesti mielenkiintoa. He jättävät agendaan aikavarauksen aktiiviselle keskustelulle. Jos sitä ei tule, voi valmentaja puhua itse enemmän tai voidaan lopettaa virallinen osuus 5-10 minuuttia etuajassa ja keskustella heidän kanssaan, jotka haluavat vielä kysyä tai kommentoida. Näin osallistujille jää tunne rauhallisesta lopetuksesta.

Vuosi 2022 on dialogin ja osallistamisen vuosi

Saksi ennustaa, että vuosi 2022 tulee olemaan erityinen dialogin ja osallistamisen vuosi. ”On tärkeää, ettei valmennuksissa polteta osallistujia loppuun liian tiiviillä sisällöllä. Agendaan tarvitaan vaihtelua ja happea”.

Lisätietoja antaa: