Paljastan tässä blogissa, kuinka tehdä Teams -kokouksista tuottavampia ja helpommin jatkoviestittäviä. Teksti kannattaa lukea huolellisesti, koska aiheeseen liittyy tarkkuutta sen suhteen, ettei tekoälylle syötä yksityisyydensuojaa rikkovaa tietoa.– Kokouksista tehokkaampia tai helpompia seurata jälkikäteen– Tai esim. saada Teams-haastattelu tekstimuotoiseksi tallenteeksi

Aktivoi transkriptio Teams-kokouksessa:

1️⃣    Aloita kokous: Liity tai aloita kokous normaalisti Teamsissa.2️⃣    Käynnistä transkriptio: Kokouksen ollessa käynnissä, mene kokouksen hallintapalkkiin ja klikkaa ”Lisää” (kolme pistettä). Valitse sitten ”Aloita transkriptio”.3️⃣    Ilmoitus osallistujille: Kun transkriptio on käynnissä, kaikille kokouksen osallistujille tulee ilmoitus siitä, että kokous transkriptoidaan.4️⃣  Lopeta transkriptio: Kun kokous on ohi tai haluat lopettaa transkription, mene takaisin ”Lisää”-valikkoon ja valitse ”Lopeta transkriptio”.Miten päästä käsiksi transkriptioon jälkikäteen?

Transkriptio tallennetaan automaattisesti ja se on saatavilla kokouksen chat-historiassa sekä Teamsin ”Tiedostot”-osiossa.Voit myös etsiä tiettyjä sanoja tai lauseita transkriptiosta hakutoiminnon avulla.Voit ladata transkription PDF- tai Word-formaatissa ja jakaa sen kollegoillesi tai tiimillesi. Huomioitavaa: Transkriptio-ominaisuus saattaa olla rajoitettu tietyille lisensseille tai asetuksille organisaatiossasi. Varmista aina osallistujien suostumus ennen transkription aloittamista. (teksti jatkuu…)
  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.

Tunnisteiden ja turhien sanojen poistaminen tekstistä

Jos haluat vielä muokata transkriptattua tekstiä ChatGPT:ssä, voit käyttää Microsoft Wordin ”Etsi ja korvaa” -toimintoa poistaaksesi siitä osallistujien, organisaatioiden nimet, kellonajat ja muut turhat tiedot. Tässä vaiheittaiset ohjeet:Poistaminen Microsoft Wordissa1.     Avaa Tiedosto: Avaa transkription Word-tiedosto.2.     Etsi ja korvaa: Mene ”Muokkaa”-valikkoon tai paina Ctrl + H (Windows) / Cmd + H (Mac) avataksesi ”Etsi ja korvaa” -ikkunan.Poistetaannimet ja ylilmääräiset sanat”Etsi mitä” -kenttään voit laittaa nimen tai sanan, jonka haluat poistaa. (esim. noniin, aijaa, jaaha, ok jne).”Korvaa” -kenttä jätetään tyhjäksi.Paina ”Korvaa kaikki”.Tätä toistetaan jokaiselle nimelle ja sanalle, jonkahaluat poistaa.Kellonaikojen poistaminen:”Etsi mitä” -kenttään voit laittaa vuoronperään 0-9, sekä merkit ::. ja –>.”Korvaa” -kenttä jätetään tyhjäksi jokaisen kohdalla.Paina ”Korvaa kaikki” jokaisen kohdalla.Käy läpi dokumentti varmistaaksesi, että kaikki tarpeellinen on poistettu. Tallenna tiedosto, kun olet valmis.

Tekstin tiivistäminen tai muokkaaminen ChatGPT:llä.

Tämän jälkeen voit kopioida tekstin ja pyytää ChatGPT:tä tekemään tekstistä tiivistelmän tai nostamaan sieltä haluamiasi asioita esiin. (Varmista, että teksti on anonyymi, eikä sisällä sellaista tietoa, mitä ei voi julkisesti jakaa!)Jos sinulla on maksullinen versio, voit muuttaa Word-tiedoston ensin PDF:ksi ja liittää sen sen jälkeen + -merkistä ChatGPT:n analysoitavaksi. Sisällön tutkimisessa kestää noin minuutin, jonka jälkeen saat pyytämäsi vastauksen sisällöstä.Tällä metodilla olen säästänyt paljon aikaa ja vaivaa. Toivottavasti sinäkin!

Jos transkriptio ei aktivoidu

Jos transkriptio ei aktivoidu, etkä pysty käyttämään sitä, voi olla, että Teamsin ylläpitäjän täytyy tehdä toimenpiteitä:Teamsin hallintakeskuksessa (ylläpitäjille)Jos olet Microsoft Teamsin ylläpitäjä, sinun tulee ensin varmistaa, että transkriptio on sallittu organisaationasetuksissa.➡ Kirjaudu Microsoft 365-hallintakeskukseen ja valitse ”Teams & Skype” -kategoria.Mene ”Kokousasetukset” ja etsikohta, joka liittyy transkriptioon.Ota transkriptio käyttöön ja tallennaasetukset.Itselläni tämä ei onnistunut, koska kone herjasi, ettei minulla ole yrittäjänä käyttöoikeuksia. Soitin operaattorille ja he löysivät lopulta täpän, jonka jälkeen transkriptio onnistui ja olen käyttänyt sitä paljon

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI

”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi”.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista,  TikTokista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.