HR:n työ ei ole pelkkää henkilöstöprosesseista huolehtimista. HR on samalla koko organisaation ääni ja sen sydän.

Työelämä muuttuu nyt nopeammin kuin kukaan osasi viisi vuotta sitten ennustaa. Tekoäly muuttaa työn tekemisen tapoja, mutta sen lisäksi toimintaympäristön epävarmuus, arvojen uudelleenkalibrointi ja kulttuuriset jännitteet ravistelevat organisaatioita. Uskon, että tämä muutos on vasta alussa.

HR-viestintä ei ole enää pelkkää tiedottamista. Se on luottamuksen rakentamista, organisaation arvojen sanoittamista ja tulevaisuuden suunnan näyttämistä – juuri ne asiat, joita henkilöstö kaipaa epävarmuuden keskellä.

Miksi HR:n henkilökohtainen viestintä ratkaisee?

HR-johtajan ääni on erityisen tärkeä, koska se koskettaa organisaation sisäisiä asiakkaita, henkilöstöä. Jokainen työntekijä ylimmästä johdosta eturivin työntekijään kaipaa selkeyttä ja turvaa. Juuri HR voi olla se, joka sanoittaa:

  • Mihin arvoihin nojaamme, kun teemme vaikeita päätöksiä?
  • Miten kulttuurimme tukee oppimista, kokeilua ja hyvinvointia?
  • Millä tavoin työroolit ja osaaminen muuttuvat ja miten jokaiselle löytyy merkityksellinen paikka muutoksen keskellä?
  • Kuinka kohtelemme toisiamme arjessa ja mikä on meidän yhteinen palveluajatuksemme?

Tässä kontekstissa myös HR-johtajan henkilökohtainen viestintä saa erityisen painoarvon. Kun HR-johtaja puhuu avoimesti, rakentavasti ja omalla äänellään, viesti muuttuu uskottavaksi. Se ei ole ulkoistettua viestintää, vaan aitoa johtajuutta.

Moni saattaa kokea turhautumista, kun viestit eivät välttämättä saa näkyviä reaktioita esimerkiksi työyhteisön omissa kanavissa tai LinkedInissä. Mutta haluan muistuttaa: Näkyvät reaktiot ovat vain puoli totuutta. Viestinnän vaikutus näkyy usein hiljaisena luottamuksena, joka rakentuu ajan myötä ja tulee esiin muissa kohtaamisissa.

Sisäinen ja ulkoinen viestintä kulkevat käsi kädessä

Ajattelisin, että HR:n ensisijainen viestintävastuu on sisäisessä yhteisössä. Siinä, että arvot, kulttuuri ja hyvinvointi eletään todeksi, eivätkä ne jää juhlapuheiksi.

Mutta myös ulkoinen viestintä, esimerkiksi aktiivisuus LinkedInissä, on tärkeää. Se kirkastaa työnantajakuvaa ja näyttää, että organisaation HR-johto seisoo avoimesti kulttuurinsa ja arvojensa takana. Ja tärkeää, ettei se ole päälleliimattua mainostamista, vaan mieluumminkin arjen läpivalaisua. Ehkä myös ihmettelyä, kysymysten esittämistä ja haasteiden kuvaamista.

Tässä transformaatiossa, joka on vasta kunnolla alkamassa, on myös erittäin tärkeää, että HR, viestintä ja tietohallinto puhuvat samaa kieltä.

Kun nämä kolme osa-aluetta rakentavat yhteisen ymmärryksen, syntyy viestintä, joka on johdonmukaista, luottamusta vahvistavaa ja teknologisesti kestävää. Myös tämän yhteistyön kehittämisessä tekoäly voi olla erinomainen apuri. Se voi auttaa löytämään yhteisiä teemoja, kiteyttämään sanomaa ja ennakoimaan, mitä eri kohderyhmät tarvitsevat.

HR-johtajan kannattaa siis pohtia:

  1. Ketkä ovat tärkeimmät kohderyhmäni? Eri sidosryhmät kaipaavat erilaista viestiä, henkilöstö, johto, rekrytoitavat, kumppanit.

  2. Mitä kanavia käytän? Sisäiset kanavat luottamuksen rakentamiseen, ulkoiset työnantajamielikuvan kirkastamiseen. Ja samalla on hyvä muistaa, että ulkoinen viestintä on myös sisäistä viestintää, koska moni organisaation työntekijä saattaa seurata esim. HR-johtajan some-postauksia.

  3. Mitä teemoja nostan esiin? Arvot, kulttuuri, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi ja työroolien muutokset. Kaikki nämä kuuluvat HR:n viestinnän agendalle.

Tekoäly HR:n viestinnän apuna

Koska HR:n aika on aina rajallista, tekoäly on erinomainen apuri viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa. Sen avulla viestit voidaan kiteyttää, kohdentaa ja ajoittaa niin, että viestintä on selkeää ja vaikuttavaa. Ilman että se vie kohtuuttomasti aikaa.

Haluan antaa sinulle tähän konkreettisen työkalun, jonka olen todennut toimivaksi. 2-osaisen tekoälypromptin, jonka avulla voit rakentaa itsellesi kevyen viestintäsuunnitelman, oman HR-viestinnän playbookin.

Promptivinkki HR-johtajalle:

Osa 1 – roolin määrittely
Kirjoita tekoälylle:

”Toimin [työrooli, esim. HR-johtaja / henkilöstöpäällikkö / HR-asiantuntija]. Olen rakentamassa itselleni kevyttä viestintäsuunnitelmaa. Haluan, että kysyt minulta ensin tarkentavia kysymyksiä, jotta voin määrittää omat kohderyhmät, tärkeimmät viestinnän teemat, sopivat kanavat ja viestinnän sävyn. Sen jälkeen autat minua muodostamaan viestintärungon, jossa arvot, kulttuuri, osaamisen kehittäminen, työhyvinvointi, yhteistyö sisäisten kumppaneiden kanssa sekä työroolien muutokset tulevat esille rakentavasti ja tavoitteitani tukien.”

Osa 2 – Vastaathan tekoälyn tarkentaviin kysymyksiin mahdollisimman huolellisesti. Sen jälkeen saat juuri sinun tarpeisiisi sopivan laadukkaan vastauksen.

Vastausta kannattaa vielä hioa itse ja haastaa konetta täsmentämää sitä, mutta lupaan, että jo ensimmäinen vastaus on laadukkaampi kun geneerisesti pyydetty ehdotus olisi.

Laadukas tekoälysovelluksen mukauttaminen on käytön pohja

Huomio! Varmista, että olet mukauttanut tekoälysovelluksesi (esim. ChatGPT:n ja Copilotin) asetukset mahdollisimman hyvin ennen tämän käyttöä, jotta saat räätälöityjä ja laadukkaita vastauksia. Jos et ole tehnyt sitä vielä, löydät selkeät ohjeet mukauttamiseen täältä.

HR:n viestinnässä tärkeintä on johdonmukaisuus, inhimillisyys ja rohkeus sanoittaa asioita, joista muut vielä epäröivät puhua. Asiantuntijuutta ei tällöin ulkoisteta. HR voi näyttää esimerkkiä, miten viestitään aidosti ja luottamusta rakentaen.

ps. Haluatko keskustella, miten juuri teidän HR-tiiminne voisi rakentaa oman viestinnän playbookin? Varaa maksuton ja luottamuksellinen sparraushetki Teamsissä. lupaan, Saat uusia näkökulmia ja käytännön vinkkejä viestinnän kehittämiseen ja halutessasi tarjouksen räätälöidystä tekoälykoulutuksesta.

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUTISKIRJEENI

”Autan organisaatioita hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy  Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.