Keskustelimme Johtaja on Media! -teemasta valtakunnansovittelija Minna Helteen kanssa. Minna työskenteli ennen valtakunnansovittelijan työtä lähes 10 vuotta etujärjestöjen johtotehtävissä ja toiset 10 vuotta asiantuntijana juristina. Sovittelija on uniikki asiantuntijarooli yhteiskunnassa. Minnalla ei ole esimiestä eikä hän raportoi kenellekään. ”Tämä työ on siinä mielessä erikoinen, että se on instituutio mutta samalla eräänlainen henkilöbrändi.”

Esimerkit rohkaisevat johtajuuteen

”On hienoa olla ensimmäinen nainen tehtävässä, ja sillä voin rohkaista naisia hakeutumaan urallaan eteenpäin. Tämän tehtävän hoitamiseen ei kuitenkaan vaikuta mitenkään, olenko mies vai nainen. On luonnollista, että aiheesta keskustellaan, mutta tavoitteeni on, että sovittelijan sukupuoli ei ole jatkossa enää keskustelunaihe.” Minna kokee saaneensa kannustusta sekä miehiltä että naisilta. Esimerkiksi Suvi-Anne Siimes on ollut Minnalle inspiroiva esimies, jolta pystyi oppimaan paljon. ”Hän oli hyvä isoissa visioissa, mutta myös arjen asioissa.”

Viestinnällinen fokus työn joka vaiheessa

Minna on uudistanut sovittelija-instituutiota kohti avoimempaa viestintää. Hän omaksui jo kauan aikaa sitten toimintatavan, jossa työskennellessään jatkuvasti miettii, mitä siitä viestii, missä vaiheessa, mihin ja millä tavalla. ”Etujärjestöt ovat lobbareita ja niissä on pakko tiivistää sanoma, muuten ei saa viestiään perille. Minulla on ollut myös onni työskennellä hyvien viestintäjohtajien kanssa.”

Kirkas agenda löytyy sparrauksen kautta

”Kun on kirkas agenda, voi asioista puhua avoimesti, jopa provosoivasti.” Minna tekee paljon pohjatöitä, asettaa itselleen kysymyksiä ja pohtii, mitkä voivat olla tulevia kriittisiä kommentteja. Hän pyrkii löytämään ajattelustaan sokeita pisteitä ja saa luottoihmisiltä myös kriittisiä mielipiteitä. ”Minulla oli kerran tytär mukana puhetilaisuudessa, ja sain häneltä sellaista palautetta, mitä en olisi keneltäkään muulta saanut. Se oli tavattoman arvokasta.”

Twitterin kautta tietoa medialle ja kansalaisille

Minna otti sovittelijatoimiston viestintäkanavaksi alkuvuodesta käyttöön Twitterin. ”Se on halpa, nopea ja tasapuolinen.” Minna laittaa ensin tiedon Twitteriin ja antaa vasta sen jälkeen haastatteluja. Hän on saanut viestintäkäytännöstään pelkästään positiivista palautetta. Median ei tarvitse enää notkua toimiston ulkopuolella, kaikkien aikaa säästyy. Minnan ei myöskään tarvitse miettiä, mitä tuli sanottua. Järjestely palvelee myös kansalaisia. Moni heistä seurasi Twitteristä jäänmurtajalakon ja lentolakon ratkeamista. Jos Minnalla on tärkeää tietoa, hän jakaa sen, mikäli se ei ole luottamuksellista.

Sovittelijan työ rakentuu luottamukselle

Luottamus on tärkein osa valtakunnansovittelijan työtä. ”Kokemuksesta on syntynyt tuntuma siitä, mitä voi kertoa ulospäin, se on selkärangassa.” Minnalle on selvää, että kahden väliset keskustelut ovat luottamuksellisia, ellei toisin sovita. ”Mikään ei ole pahempaa kuin se, että kerrot jollekin kahdenkeskisen asian ja törmäät siihen kadulla.” Neuvottelutilanteissa osapuolten kanssa sovitaan pelisäännöistä sen suhteen, mitä asioita kerrotaan julkisuuteen.

Työmarkkinaneuvotteluihin liittyy erityispiirteitä

”Työmarkkinamaailma on aivan oma maailmansa.” Sovittelutilanteissa on erityispiirteitä, joita ei juuri muualla ole. On esimerkiksi tavallista, että osapuolet asettavat ns. ”suojaustavoitteita”. Ne eivät välttämättä ole itselle tärkeitä, mutta niillä voidaan nokittaa vastapuolta ja saada siten joustovaraa edistämään omia tarkoitusperiä. Ne sovittelijankin täytyy ymmärtää.

Täytyy kuunnella, mitä sanotaan ja mitä ei sanota

Neuvotteluissa täytyy osata kuunnella, millä tavalla sanotaan ja mitä on rivien välissä. ”Se mitä ei sanota, on usein yhtä tärkeää kuin se, mitä sanotaan.” Minna on oppinut, että jos ei aidosti kuuntele, ei huomaa asioita. Myös näkökulman vaihtamisen taito on neuvottelupöydässä kriittinen, täytyy pystyä asettumaan toisen asemaan. Johdonmukaisuudella saa rakennettua luottamusta.

Edellytyksenä hyvät henkilösuhteet osapuolten välillä

Työmarkkinaosapuolet tuntevat toisensa pitkältä ajalta. Vaikka kovassa kriisitilanteessa ollaankin julkisuudessa napit vastakkain, ovat henkilösuhteet neuvottelijoiden välillä useimmiten hyvät. ”Asiat riitelevät, mutta jos neuvottelijoilla on henkilötasolla suuria ongelmia, eivät asiatkaan ratkea.”

Neuvotellaan hyvien tapojen mukaisesti

Joskus joku saattaa sortua paineessa henkilökohtaisuuksiin tai ottaa asioista itseensä. Minnan tehtävänä on varmistaa, että neuvottelu tapahtuu hyvien tapojen mukaisesti. ”Siihen ei kuulu nokittelu, vähättely, haukkuminen tai henkilökohtaisuuksiin meneminen. Joskus tunteet kuumenevat, se on ymmärrettävää ja silloin täytyy pistää peli poikki.”

Osaava sovittelija suuttuu vain jos itse niin haluaa

Jos Minna menettäisi täysin malttinsa, rapauttaisi se osapuolten silmissä uskottavuutta häneen. ”On eri asia sanoa neuvottelutaktisesti tiukasti. Suuttuminen on ihan sallittua, joskus jopa tarpeellista ja taktisesti viisasta. Hermot täytyy hallita niin hyvin, että hermostuu vain silloin kun itse haluaa.”

Avoimuudella voi vaikuttaa myös median suhtautumiseen

Neuvotteluja käydään julkisuuden alla, ja median paine kohdistuu neuvottelupöytään. ”Jos menettää yöunensa jokaisesta uutisesta, täytyy hakeutua muihin tehtäviin. Tiettyyn rajaan saakka tulee hyväksyä, että julkaistaan myös negatiivisia asioita, eivätkä kaikki ihan pidä paikkaansa. Suomessa on vapaa media ja hyvä niin. Avoimuudella voi vaikuttaa siihen, miten mediassa kirjoitetaan, mutta sisältöä ei voi median puolesta päättää.”

Tavoitteena ennaltaehkäistä riitojen syntyminen

Minna kokee, että työn alkutaipaleella onnistuneesti ratkenneet työtaistelut lisäsivät hänen uskottavuuttaan. ”Monesti miettii, miten tähän on jouduttu ja miten kriisit voitaisiin estää. Asioilla on yhteiskunnalle ikäviä seuraamuksia. Tämä ei ole sellainen työ, että lopputuloksista voisi hirveästi tuulettaa. Onnistuneet win-win –ratkaisut ovat työssä palkitsevinta. Tavoite on, että ennaltaehkäisyllä riitatilanteet voitaisiin välttää.”

Avoimuuden kautta kokemus siitä, että ollaan samalla puolella

Minnan mukaan hyviä ratkaisuja voidaan yhteiskunnassamme tehdä, jos osapuolilla syntyy avoimuuden kautta kokemus, että ollaan samassa veneessä. Hän itse viestii lisätäkseen ymmärrystä sekä yrityksissä että työntekijöiden taholla. Luottamuspääoma rakentuu hitaasti. ”Suomessa puuttuu työnantajien ja palkansaajien yhteinen visio siitä, mitä hyvää toimenpiteet tuottavat tulevaisuudessa. Työntekijöiden täytyy kyetä luottamaan, että jos nyt luovutaan jostain, se joskus palkitaan. Se edellyttää yritysjohdolta luottamusta herättäviä tekoja.”

Kiitokset Minnalle mielenkiintoisesta keskustelusta! Sovittelijan roolissa täytyy hallita hermot, kuunnella ja luoda luottamusta. Oli hienoa kuulla, miten Minna rakentaa asiantuntijabrändiään avoimen viestinnän pohjalta. Se on osa asiantuntijan vastuuta. Toivotan onnea ja menestystä neuvottelupöytiin myös jatkossa!

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI

”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.

Johtaja on Media! haluaa olla enemmän kuin viestintätoimisto. Tähtäimenä auttaa organisaatioiden ylintä johtoa hahmottamaan mediallistumisen vaikutukset ja tukea heidän johtajuusviestintää. Sitä toteutetaan analyysien, tutkimusten ja valmennusten avulla