Työelämä muuttuu nopeammin kuin koskaan. Tekoälyn, digitalisaation ja globaalien taloudellisten muutosten myötä organisaatiot kohtaavat jatkuvia muutoksia, jotka näkyvät yt-neuvotteluina, rakenteellisina uudistuksina ja uusina työskentelytapoina. Tässä myllerryksessä viestinnän sävy – tone of voice – nousee yhdeksi keskeisimmistä tekijöistä, jotka joko rakentavat luottamusta tai kasvattavat epävarmuutta.
Mutta miten sävy vaikuttaa yksilön ja organisaation tasolla? Ja mitä voimme oppia siitä?
Viestinnän sävy muutosjohtamisen työkaluna
Pelkoa ja epävarmuutta herättävä sävy voi ruokkia vastakkainasettelua, kun taas läpinäkyvä, uteliaisuutta herättävä ja yhdessä uudistumista korostava sävy tukee muutosta. Viestinnän sävy ei ole vain sanoja – se on tapa kertoa, että organisaatio välittää ja ymmärtää työntekijöidensä ja sidosryhmiensä huolet.
Viestinnän sävy kertoo arvoista, jotka ohjaavat organisaation toimintaa. Onko viestintämme empaattista, rehellistä ja ratkaisukeskeistä, vai vältteleekö se vaikeita kysymyksiä ja jättää kuulijat yksin epävarmuuden keskelle? Tämä on erityisen kriittistä muutoksen aikana, jolloin jokainen viesti heijastaa organisaation arvojen todellista luonnetta.
Tone of voice on koko organisaation vastuulla
On helppo ajatella, että viestinnän sävy on viestintätiimin vastuulla. Ajattelisin, että todellisuudessa se kuuluu koko organisaatiolle. Tone of voice ei voi olla irrallinen viestinnän työkalu – sen tulee näkyä kaikessa toiminnassa, johdon päätöksenteosta asiakaskohtaamisiin.
Johtoryhmä kantaa vastuun tone of voicen strategisesta linjauksesta ja siitä, että sävy heijastaa organisaation arvoja. Viestintätiimin rooli on auttaa konkretisoimaan sävy käytäntöön, mutta jokaisen organisaation jäsenen viestinnän on tuettava yhteistä linjaa.
Tekoälyn mahdollisuudet ja rajoitukset
Generatiivinen tekoäly avaa uusia mahdollisuuksia viestinnän kehittämisessä. Se voi analysoida sävyä, tarjota oivalluksia ja auttaa viestien muokkaamisessa, mutta viestinnän sävyn ytimen tulee pysyä inhimillisenä. Arvoihin pohjautuva harkinta ja johdonmukaisuus ovat ratkaisevia.
Tekoälyn voi ajatella sparraajana, joka tukee viestinnän kehittämistä. Sen ei kuitenkaan pitäisi kokonaan korvata ihmisen kykyä ymmärtää konteksteja ja tunteita – viestinnän sävy vaatii aina inhimillisen kosketuksen. Silti tekoäly voi antaa siihen uutta perspektiiviä ja ehdottaa tapoja viestiä monimutkaisistakin asioista arvojen ja tavoitteiden mukaisesti.
Meidän jokaisen vastuu
Vaikka organisaation tone of voice määritellään ylhäältä, meillä jokaisella on vastuu siitä, miten viestimme. Sävy, jolla puhumme ja reagoimme, vaikuttaa työyhteisöön ja sen ilmapiiriin.
Millä sävyllä suhtaudumme muutoksiin? Edistämmekö viestinnässämme arvoja, kuten avoimuutta ja kunnioitusta, vai annammeko tilaa pelolle ja vastakkainasettelulle? Jokainen viesti, jonka lähetämme, on valinta.
Samalla organisaation tehtävä on luoda ympäristö, jossa hyvä tone of voice on mahdollinen. Yksilöt tarvitsevat tukea, suuntaa ja esimerkkejä. Kun organisaatio tekee arvopohjaisia päätöksiä ja selkeitä linjauksia, se antaa yksilöille mahdollisuuden viestiä rohkeasti ja rakentavasti.
Maksuton 105 prompti-idean opas tukemaan viestinnän sävyä
Tone of voice ei ole vain viestinnän tekninen osa-alue – se on organisaation arvovalinta ja tapa osoittaa suuntaa. Se kertoo, kuka organisaatio on ja mihin se uskoo. Viestintämme sävy määrittää, herättäämmekö pelkoa vai toivoa, etäännyttäämmekö vai sitoutammeko.
Jos haluat parantaa organisaatiosi viestinnän sävyä ja hyödyntää generatiivista tekoälyä tehokkaammin, lataa maksuton promptiopas. Opas sisältää 105 ideaa siihen, miten tekoäly voi tukea viestintää, arvotyötä ja johtamista. Useampi sata on oppaan hankkinut ja saamieni palautteiden perusteella siitä on ollut konkeettista hyötyä. Pääset lataamaan oppaan linkistä!
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
