Olen paljon keskusteluissa viestintävastaavien kanssa ja kohtaamisissa yleisin toive on löytää keinoja siihen, kuinka saada organisaation johto, esihenkilöt ja asiantuntijat viestimään. Keräsin artikkeliin vinkkejä, joiden avulla on saatu parhaita tuloksia. Toivottavasti ne auttavat viemään organisaatiosi viestintää aktiivisempaan, yhteisöllisempään, avoimempaan ja palveluhenkisempään suuntaan.
Miksi on tärkeää viestiä?
Kaikilla johtamisen sektoreilla on huomattu kasvollisen viestinnän merkitys. Yksilöt ovat paljon organisaatioita kiinnostavampia, uskottavampia ja helpommin lähestyttäviä. Ihmiset haluavat lähtökohtaisesti seurata toisten ihmisten viestiä, oli sitten kyseessä kuluttaja tai b2b-ympäristö. Taitavasti toteutettu persoonasta lähtevä viesti vaikuttaa niin myyntiin, työnantajakuvaan, luottamukseen kuin yleiseen maineeseenkin.
Lähtökohtana jaettu toimintaympäristön hahmottaminen
Olen huomannut, että kun viestintävalmennuksissa orientoidutaan teemaan kyseisen yhteisön toimintaympäristön hahmottamisella, saadaan yleiskäsitys siitä, miten viestimme eri media-areenoiden keskellä, miten areenat linkittyvät toisiinsa ja miten viestintä on muuttunut kahden henkilön välisestä keskustelusta verkostomaiseen digitaaliseen viestintäympäristöön.
Usein valmennettavana on ryhmä, kuten hallitus, johtoryhmä, esihenkilöryhmä tai asiantuntijaryhmä. Monologin sijaan olen panostanut paljon dialogiin, jotta ryhmälle syntyy yhteistä näkemystä aiheesta ja toisilta oppimista kokemusten jakamisen kautta. Erityisesti etävalmennuksissa täytyy panostaa paljon vuorovaikutukseen ja hyvään valmisteluun.
Viestinnän esteiden läpikäynti
Käyn aina viestintävalmennuksissa läpi reilulta 2.000:lta valmennettavalta keräämäni TOP 10 syyt siitä, miksi johtajat, esimiehet tai asiantuntijat eivät hyödynnä viestintää työssään. Erityisesti listaus toimii kun puhutaan omakohtaisesta some-viestinnästä sekä omien medioiden, kuten blogien, videoiden ja podcastien hyödyntämisestä.
Listaus sisältää useimmiten valmennuksissa esiin tulleet syyt, jotka on koettu viestintää estäviksi. Usein puhutaan tunteesta, ettei ole aikaa viestintään. On myös erilaisia pelkoja siitä, että joutuu negatiivisten keskusteluiden kohteeksi tai ettei keksi mitään viestittävää. Myös liika itsekriittisyys ja yhteisön kulttuuri voivat estää viestimistä. Kokemukseni mukaan kaikkiin esteisiin kannattaa suhtautua rakentavasti ja herättää valmennettavat oivaltamaan itse, ovatko syyt todellisia.
Viestintää kannattaa ajatella palveluna
Yksi viestinnän este erityisesti sosiaalista mediaa ajatellen on se, että se tuntuu päälle liimatulta. Yleensä ydinsyy on silloin se, ettei henkilö ole löytänyt itselleen luontevaa tapaa palvella tärkeimpiä sidosryhmiään viestinnän avulla. Kun esimiestyötä ja asiantuntijuutta ajattelee palvelutehtävänä, sekä hahmottaa miten henkilökohtainen viestintä on tärkeä osa työroolia, löytyy myös motivaatiota panostaa viestintään. Viestinnällä saavutetaan harvoin pikavoittoja – kyse on enemmän marathonista kuin 100 metrin juoksusta. On siis tärkeää hahmottaa viestinnän merkityksellisyys. Siihen voidaan vaikuttaa eniten organisaation johdon kautta. Se, mihin johto kiinnittää katseensa ja mistä puhutaan, yleensä kasvaa.
Kaikki tarvitsevat tukea, oivalluksia ja kannustusta
On hyvä muistaa, että myös johtajat ja esihenkilöt tarvitsevat kannustusta, tukea ja rohkaisua. Erityisesti olen huomannut sen koskevan heitä, joilla on takanaan pitkä työura ja sitä myöden kokemukset työn muutoksesta saattavat olla suuriakin. Isot ikäluokat eivät ole syntyneet kännykkä kädessään, eivätkä tottuneet aloittamaan työuraansa digitaalisuuden maailmassa, kuten milleniaalit. He saattavat tarvita erilaista huomiota, ymmärrystä ja kannustetta siihen, että avaavat mielensä oppimaan ja oivaltamaan uutta.
Onkin tärkeää, että työyhteisön kulttuuri ja arvot tukevat läpinäkyvyyttä, halua uudistumiseen sekä yhdessä tekemiseen siten, että jokainen voi kokea onnistuvansa.
Viestintä osaksi työnkuvaa
Iso miina piilee siinä, että viestintää pyritään edistämään organisaatiossa liikaa kanava- tai sisältölähtöisesti. Jos ihmiset eivät hahmota viestinnän merkitystä omalle työlleen, eivätkä koe sen kuuluvan omaan työnkuvaan, ei saada pysyviä tuloksia. Työelämän hektisyys aiheuttaa paljon loppuunpalamisia, jolloin jos viestintätoimet koetaan ylimääräiseksi tehtäväksi normaalityön lisäksi, ei niihin luultavasti suhtauduta kovin myönteisesti. Siksi on tärkeää käydä yhdessä läpi työroolien muutosta.
Jos viestintä koetaan tärkeäksi osaksi työtä, tulisi se sisällyttää tehtäväkuvaukseen, tulisi sitä huomioida, mitata ja palkita. Viestintätoimiin tulisi saada konkreettista tukea, koulutusta ja opastusta. Lisäksi siihen pitäisi allokoida aikaa.
Pienin tavoittein eteenpäin
Mikään muutos ei onnistu kauaa, ellei sille olen johdon mandaattia. Sidosryhmät odottavat kaikilta organisaatioilta läpinäkyvyyttä, johdonmukaisuutta, proaktiivisuutta ja kasvollista viestintää. Odotetaan, että yhteisön arvot, kulttuuri ja asiantuntijuus tulevat kommunikoitua oikein. Se on jatkuvaa kehittämistä ja oppimista.
Uskon itse pieniin toiminnallisiin tavoitteisiin. Niiden kautta päästään konkretiaan ja voidaan kokea onnistumisia. Se ruokkii halua oppia vielä paremmaksi viestijäksi ja sidosryhmien palvelijaksi.
Haluatko keskustella aiheesta lisää?
Jos kipuilet edellä mainittujen aiheiden kanssa ja haluat keskustella niistä, sopii mainiosti. Ota vapaasti yhteys ja vaihdetaan kokemuksia. Yhteystiedot alla. Linkistä voit lukea artikkelin, kuinka kolmella asialla tehostetaan viestintävalmennusten hyötyä.
3 tapaa vahvistaa esihenkilöiden viestintävalmennusten tehoa arjessa
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
JAA ARTIKKELI SOMESSA!
