Kriisiajan viestintästrategia: Rakennatko siltoja vai rikotko niitä?

Kriisiajan viestintästrategiat vaihtelevat paljon. On myös tahoja, joiden toiminnasta heijastuu, ettei selkeää viestintästrategiaa ole olemassa, vaan se perustuu enemmänkin impulsiivisuuteen. Toivottavasti tämä kirjoitus auttaa tekemään omia valintoja sen suhteen, miten itse ja organisaationa haluaa viestiä.

Yhteinen käsitys organisaation viestinnällisestä profiilista

Ensimmäisenä lähtisin varmistamaan organisaation ylimmän johdon yhtenäisen käsityksen siitä, minkälainen se haluaa olla viestinnälliseltä profiililtaan. Tässä piilee ansa olettaa, että asiasta oltaisiin yhtä mieltä. Yleensä ei olla, vaan johtoryhmätasolla on paljon erilaisia yksittäisiä näkemyksiä asiasta. Ne johtuvat paljolti siitä, että ryhmän jäsenillä on erilaiset taustat, roolit, osaamisalueet ja tapa tarkastella ympäröivää maailmaa. Se, minkälainen viestijä organisaatio haluaa olla, ei ole perinteisesti kuulunut johtoryhmälle, vaan se on ulkoistettu viestintävastaavalle. Nykyisessä mediallistuneessa toimintaympäristössä, joka on nyt lisäksi poikkeustilassa, on tarve muuttunut. Viestinnällinen profiili on keskeinen osa organisaation strategiaa, se on valinta, joka heijastuu kaikkeen johtamiseen.

Juhlapuheissa kaikki organisaatiot ovat suunnannäyttäjiä ja mielipidevaikuttajia

Yksi sudenkuoppa on olettaa, että kaikki organisaatiot olisivat tai edes haluaisivat olla toimialansa puheenjohtajia. Jos hieman kärjistän, kaikki ovat sitä juhlapuheissa. Aivan kun olisi itsestäänselvyys tai itsetarkoitus olla taho, joka kertoo mihin toimiala on menossa ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Joskus voi olla ihan hyvä strategia olla sivusta seuraaja, joka reagoi vasta sitten, kun toiset ovat testanneet asioiden toimivuutta nopeampina. Jos kuitenkin organisaatio haluaa olla suunnannäyttäjä, edellyttää se proaktiviista, kasvollista ja arvoihin nojaavaa johtajuusviestintää. Pelkillä tiedotteilla ei astuta puheenjohtajan paikalle. Halutaanko sitä aidosti ja ollaanko valmiita aseman vaatimiin toimiin?

Sillanrakentaja vai siltojen polttaja?

Toinen tärkeä johtoryhmätasoinen päätös on viestinnän sävy. Johdolla tulisi olla yhteinen mielipide siitä, millä sävyllä asioista tiedotetaan, minkälaisia avauksia tehdään ja miten viesteihin reagoidaan. Tämäkään ei ole itsestään selvää. Halutaanko rakentaa vai rikkoa? Onko viestintä täynnä yksipuolisia vaatimuksia, kritiikkiä ilman vaihtoehtoisia ratkaisuja, kykenemättömyyttä peiliin katsomiseen sekä pelon ilmapiirin lietsomista mustavalkoisilla väittämillä? Vai onko sisältö pohdittua, ratkaisukeskeistä, rakentavaa, yhteistyötä lisäävää, oivalluksia tarjoavaa viestiä, joka tuottaa sidosryhmille arvokasta näkökulmaa selviytymiseen ja päätöksentekoon? Voi olla vahvojakin näkemyksiä ja voi haastaa asioita olemalla rakentava.  Joku saattaa kuitenkin haluta luoda vastakkainasettelua, se voi olla strateginen valinta. Kaikki eivät kykene viestimään niin, etteikö se olisi kulmikasta tai loukkaisi toisia. Kokemusteni perusteella moni ei ole miettinyt omaa viestintätyyliään, vaan se on epäjohdonmukaista ja spontaania. Erityisesti johtajien kohdalla viestinnän vaikutukset heijastuvat laajalle.

Tämän päivän viestintätapa rakentaa tulevaa mainetta

Kannustan pohtimaan aidosti, miten ja millä sävyllä viestii sekä oman itsensä että edustamansa organisaation näkökulmasta. Toisten tahojen haukkuminen, kritisointi, vaatimusten esittäminen ja kärkäs kommentointi, ovat varsin helppoja toteuttaa. Haastaisin miettimään niiden vaikutuksia maineeseen, uskottavuuteen ja luottamukseen. Mennäänkö silloin sieltä, missä rima on matalimmalla? Sen sijaan ratkaisukeskeisyys ja pään pitäminen kylmänä silloinkin, kun joku muu taho viestii kriittisesti, ovat paljon vaikeampaa. Eräs toimitusjohtaja kertoi, miten he ovat saaneet positiivista huomiota osakseen sillä, että eivät ole provosoituneet saadessaan kriittisiä some-viestejä, vaan pitäneet oman viestintätapansa aina rakentavana. Se on ollut myös henkilöstölle tärkeä osoitus organisaation arvopohjasta.

Proaktiivisuus on tärkeä osa kriisin ja riskien hallintaa

Jos organisaatiossa on yhteinen näkemys siitä, että halutaan ottaa viestinnällinen paalupaikka haltuun, edellyttää se viestinnän sisällyttämistä johtamisjärjestelmään. Se tarkoittaa, että reagoidaan tilanteisiin nopeasti ja viestintään panostaminen on strateginen valinta. Siihen koulutetaan, siihen ladataan resursseja ja sitä toteutetaan tavoitteellisesti. Esimerkkinä nostaisin sote-alan yrityksistä Luona Oy:n tavan toimia. Siellä toimitusjohtaja  ja liiketoimintajohtaja muodostavat tärkeän viestintäparin, joilla on selkeät keskinäiset roolitukset ja saumaton yhteispeli. Kun toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia, yritys luo siitä välittömästi tilannekuvan, arvioi vaikutukset ja tekee nopeat johtopäätökset näkemyksistä, jotka kerrotaan ulos. Asiasta keskustellaan henkilöstön kanssa, tehdään tiedote mediaan, nettisivuille, someen ja sitä jaetaan myös avainhenkilöiden omien some-profiilien kautta. Näin tarjotaan mahdollisimman helpoksi dialogi. Tällä metodilla yhtiö on saanut paljon rakentavia, neutraaleja ja positiivisia mediaosumia, jotka vahvistavat mainetta ja edistävät yhtiön liiketoiminnallisia tavoitteita. Kaikki tämä lähtee siitä, että viestintä on osa yhtiön johtamisjärjestelmää ja yhtiötä ajatellaan mediana. Siinä tilanteessa johdon täytyy kokea kasvollinen viestintä omakseen.

Kriisiajan johtaminen on valintoja

Ulkopuoliset eivät voi päättää, minkälainen mikäkin organisaatio on viestijänä, vaan kyse on omasta valinnasta. Kannustan erityisesti tässä ajassa luomaan yhteistä kuvaa edellä mainituista aiheista ja tekemään valintoja, jotka ovat sopusoinnussa yhteisön arvojen, kulttuurin ja tavoitteiden kanssa. Jos haluat vaihtaa aiheesta ajatuksia ilman sitoumuksia, ota vapaasti yhteyttä. Toivotan voimia ja onnistumisia johtajuusviestinnän matkalla!

Onko organisaatiosi yt-menettelyssä tai sen äärellä? Linkki blogiin:

Etänä toteutetussa yt-menettelyssä punnitaan tunnetaidot ja viestintäkyky.

Jos johtajuus, arvot ja viestintä kiinnostavat, alla olevasta linkistä pääset tilaamaan tuoreen Arvovalta-kirjan. Siinä käsitellään aiheita monesta eri näkökulmasta ja pureudutaan myös koronakriisin vaikutuksiin.

Tilaa Arvovalta-kirja Kauppakamarin verkkokaupasta tästä linkistä!