Keskustelen paljon viestintävastaavien kanssa ja kohtaamisissa yleisin toive on löytää keinoja siihen, kuinka saada koko työyhteisö viestimään. Keräsin artikkeliin vinkkejä, joiden avulla on saatu parhaita tuloksia. Toivottavasti ne auttavat viemään organisaatiosi viestintää aktiivisempaan, yhteisöllisempään, avoimempaan ja palveluhenkisempään suuntaan. Samat lainalaisuudet toimivat niin yrityksissä, julkishallinnossa kuin 3.sektorillakin.

1) Miksi johtajien ja asiantuntijoiden viestintä on tärkeää?

Kaikilla johtamisen sektoreilla on huomattu kasvollisen viestinnän merkitys. Yksilöt ovat organisaatioita kiinnostavampia, uskottavampia ja helpommin lähestyttäviä. Ihmiset haluavat lähtökohtaisesti seurata toisten ihmisten viestiä. Taitavasti toteutettu persoonasta lähtevä viesti vaikuttaa niin myyntiin, työnantajakuvaan, luottamukseen kuin yleiseen maineeseenkin.

2) Lähtökohtana yhteinen kuva viestinnän muutoksesta ja roolista

Olen huomannut, että kun viestintävalmennuksissa orientoidutaan teemaan mediallistumisen viitekehyksen kautta, saadaan yleiskäsitys siitä, miten viestintä on muuttunut kahden henkilön välisestä keskustelusta verkostomaiseen digitaaliseen viestintäympäristöön. Monologin sijaan olen panostanut dialogiin, jotta ryhmälle syntyy yhteistä näkemystä aiheesta ja toisilta oppimista kokemusten jakamisen kautta.

3) Käydään aidosti läpi viestinnän esteet

Käyn aina viestintävalmennuksissa läpi sadoista valmennuksista keräämäni TOP 10 syyt siitä, miksi johtajat, esimiehet tai asiantuntijat eivät hyödynnä viestintää työssään. Erityisesti listaus toimii kun puhutaan omakohtaisesta some-viestinnästä sekä omien medioiden, kuten blogien, videoiden ja podcastien hyödyntämisestä.

4) TOP 10 esteet – tuntuvatko tutuilta?

Listaus sisältää useimmiten valmennuksissa esiin tulleet syyt, jotka on koettu viestintää estäviksi. Usein puhutaan tunteesta, ettei ole aikaa viestintään. On myös erilaisia pelkoja siitä, että joutuu negatiivisten keskusteluiden kohteeksi tai ettei keksi mitään viestittävää. Kaikkiin esteisiin kannattaa suhtautua rakentavasti ja herättää valmennettavat oivaltamaan itse, ovatko syyt todellisia.

  1. Tunne, ettei aika riitä viestimiseen
  2. Ei keksitä kiinnostavaa viestittävää
  3. Pelko viestinnällisistä virheistä ja negatiivisista kommenteista
  4. Vaikeus erottaa vapaa-ajan minää/työminää
  5. Pelätään, ettei oma viesti saa huomiota ja arvostusta
  6. Ylimielisyys, ei koeta viestimistä tärkeänä
  7. Konservatiivinen kulttuuri ja säännöt
  8. Ei osata käyttää moderneja viestintäalustoja
  9. Viestintä ei kuulu työnkuvaan
  10. Viestintää ei huomioida eikä siitä palkita

5) Viestintää kannattaa ajatella palveluna

Yksi viestinnän este erityisesti sosiaalista mediaa ajatellen on se, että se tuntuu päälle liimatulta. Yleensä ydinsyy on silloin se, ettei henkilö ole löytänyt itselleen luontevaa tapaa palvella tärkeimpiä sidosryhmiään viestinnän avulla. Kun esimiestyötä ja asiantuntijuutta ajattelee palvelutehtävänä, sekä hahmottaa miten henkilökohtainen viestintä on tärkeä osa työroolia, löytyy myös motivaatiota panostaa viestintään. Viestinnällä saavutetaan harvoin pikavoittoja.

6) Kaikki tarvitsevat tukea ja kannustusta

On hyvä muistaa, että myös johtajat ja esimiehet tarvitsevat tukea ja rohkaisua. Erityisesti olen huomannut sen koskevan heitä, joilla on takanaan pitkä työura ja sitä myöden kokemukset työn muutoksesta saattavat olla suuriakin. Onkin tärkeää, että työyhteisön kulttuuri ja arvot tukevat läpinäkyvyyttä, halua uudistumiseen sekä yhdessä tekemiseen siten, että jokainen voi kokea onnistuvansa.

7) Viestintä osaksi työnkuvaa

Kokemukseni mukaan iso miina piilee siinä, että viestintää pyritään edistämään organisaatiossa liikaa kanava- tai sisältölähtöisesti. Jos ihmiset eivät hahmota viestinnän merkitystä omalle työlleen, eivätkä koe sen kuuluvan omaan työnkuvaan, ei saada pysyviä tuloksia. Jos viestintä koetaan tärkeäksi osaksi työtä, tulisi se sisällyttää tehtäväkuvaukseen, tulisi sitä huomioida, mitata ja palkita. Viestintätoimiin tulisi saada konkreettista tukea, koulutusta ja opastusta. Lisäksi siihen pitäisi allokoida aikaa.

8) Pienin tavoittein eteenpäin

Uskon itse pieniin toiminnallisiin tavoitteisiin. Niiden kautta päästään konkretiaan ja voidaan kokea onnistumisia. Se ruokkii halua oppia vielä paremmaksi viestijäksi ja sidosryhmien palvelijaksi.

9. Koko työyhteisö kannattaa osallistaa mukaan

Jos yhteisön viestintäkulttuurin rakentaminen jää pelkästään harvojen aktiivisten varaan, ei viestintä myöskään tule laajenemaan kaikkien työnkuvaan, vaan ajattelu ”nuo muut hoitavat viestinnän, minä teen oikeita töitä” vahvistuu. Kun osallistamiseen käytetään konseptia, jossa jokainen saa vastata anonyymisti ja sen jälkeen arvioida muiden vastauksia, päästään priorisoimaan parhaat ideat esiin. Se nopeuttaa valtavasti päätöksentekoa ja säästää kaikkien aikaa.

Miten edellä mainittu konkreettisesti toteutetaan?

Jos aihe kiinnostaa, voimme varata Teams-keskustelun, jossa kartoitetaan organisaatiosi tilanne. Saat sen perusteella kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen, mikäli osallistava prosessimme soveltuu tilanteeseesi.

Varataksesi lähetä viestiä tai jätä yhteydenottopyyntö!

Dialogista ja osallistavaa Vuotta 2021!

VARAA MAKSUTON KARTOITUSKESKUSTELU

Jukka Saksi     

KTT, MBA, viestintäkonsultti

+358405018357

jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

Auttaa työyhteisöjä kiteyttämään arvojaan ja viestimään luottamusta herättävästi. Konsultoi osallistumisen prosesseissa. Arvovalta-kirjan kirjoittaja. Tutustu sisältöihin: LinkedIn, Twitter, blogi, haastattelut, videot.

PYYDÄ YHTEYDENOTTOA