Keräsin tähän artikkeliin 9 pointtia, joiden kautta on saatu hyviä tuloksia erilaisten organisaatioiden viestinnän aktivoimisessa. Samat lainalaisuudet toimivat niin yrityksissä, julkishallinnossa kuin 3.sektorillakin. Toivottavasti ne auttavat viemään organisaatiosi viestintää aktiivisempaan, yhteisöllisempään, avoimempaan ja palveluhenkisempään suuntaan.

1) Miksi johtajien ja asiantuntijoiden viestintä on tärkeää?

Kaikilla johtamisen sektoreilla on huomattu kasvollisen viestinnän merkitys. Yksilöt ovat paljon organisaatioita kiinnostavampia, uskottavampia ja helpommin lähestyttäviä. Ihmiset haluavat lähtökohtaisesti seurata toisten ihmisten viestiä, oli sitten kyseessä kuluttaja tai b2b-ympäristö. Taitavasti toteutettu persoonasta lähtevä viesti vaikuttaa niin myyntiin, työnantajakuvaan, luottamukseen kuin yleiseen maineeseenkin.

2) Lähtökohtana yhteinen mediallistumisen ilmiön hahmottaminen

Olen huomannut, että kun viestintävalmennuksissa orientoidutaan teemaan mediallistumisen viitekehyksen kautta, saadaan yleiskäsitys siitä, miten viestimme eri media-areenoiden keskellä, miten areenat linkittyvät toisiinsa ja miten viestintä on muuttunut kahden henkilön välisestä keskustelusta verkostomaiseen digitaaliseen viestintäympäristöön. Usein valmennettavana on ryhmä, kuten hallitus, johtoryhmä tai myyntiryhmä. Monologin sijaan olen panostanut paljon dialogiin, jotta ryhmälle syntyy yhteistä näkemystä aiheesta ja toisilta oppimista kokemusten jakamisen kautta.

3) Käydään aidosti läpi viestinnän esteet

Käyn aina viestintävalmennuksissa läpi sadoista valmennuksista keräämäni TOP 10 syyt siitä, miksi johtajat, esimiehet tai asiantuntijat eivät hyödynnä viestintää työssään. Erityisesti listaus toimii kun puhutaan omakohtaisesta some-viestinnästä sekä omien medioiden, kuten blogien, videoiden ja podcastien hyödyntämisestä.

4) TOP 10 esteet – tuntuvatko tutuilta?

Listaus sisältää useimmiten valmennuksissa esiin tulleet syyt, jotka on koettu viestintää estäviksi. Usein puhutaan tunteesta, ettei ole aikaa viestintään. On myös erilaisia pelkoja siitä, että joutuu negatiivisten keskusteluiden kohteeksi tai ettei keksi mitään viestittävää. Kokemukseni mukaan kaikkiin esteisiin kannattaa suhtautua rakentavasti ja herättää valmennettavat oivaltamaan itse, ovatko syyt todellisia.

  1. Tunne, ettei aika riitä viestimiseen
  2. Ei keksitä kiinnostavaa viestittävää
  3. Pelko viestinnällisistä virheistä ja negatiivisista kommenteista
  4. Vaikeus erottaa vapaa-ajan minää/työminää
  5. Pelätään, ettei oma viesti saa huomiota ja arvostusta
  6. Ylimielisyys, ei koeta viestimistä tärkeänä
  7. Konservatiivinen kulttuuri ja säännöt
  8. Ei osata käyttää moderneja viestintäalustoja
  9. Viestintä ei kuulu työnkuvaan
  10. Viestintää ei huomioida eikä siitä palkita

5) Viestintää kannattaa ajatella palveluna

Yksi viestinnän este erityisesti sosiaalista mediaa ajatellen on se, että se tuntuu päälle liimatulta. Yleensä ydinsyy on silloin se, ettei henkilö ole löytänyt itselleen luontevaa tapaa palvella tärkeimpiä sidosryhmiään viestinnän avulla. Kun esimiestyötä ja asiantuntijuutta ajattelee palvelutehtävänä, sekä hahmottaa miten henkilökohtainen viestintä on tärkeä osa työroolia, löytyy myös motivaatiota panostaa viestintään. Viestinnällä saavutetaan harvoin pikavoittoja – kyse on enemmän marathonista kuin 100 metrin juoksusta. On siis tärkeää hahmottaa viestinnän merkityksellisyys. Siihen voidaan vaikuttaa eniten organisaation johdon kautta. Se, mihin johto kiinnittää katseensa ja mistä puhutaan, yleensä kasvaa.

6) Kaikki tarvitsevat tukea ja kannustusta

On hyvä muistaa, että myös johtajat ja esimiehet tarvitsevat kannustusta, tukea ja rohkaisua. Erityisesti olen huomannut sen koskevan heitä, joilla on takanaan pitkä työura ja sitä myöden kokemukset työn muutoksesta saattavat olla suuriakin. Isot ikäluokat eivät ole syntyneet kännykkä kädessään, eivätkä tottuneet aloittamaan työuraansa digitaalisuuden maailmassa, kuten milleniaalit. He saattavat tarvita erilaista huomiota, ymmärrystä ja kannustetta siihen, että avaavat mielensä oppimaan ja oivaltamaan uutta. Onkin tärkeää, että työyhteisön kulttuuri ja arvot tukevat läpinäkyvyyttä, halua uudistumiseen sekä yhdessä tekemiseen siten, että jokainen voi kokea onnistuvansa.

7) Viestintä osaksi työnkuvaa

Kokemukseni mukaan iso miina piilee siinä, että viestintää pyritään edistämään organisaatiossa liikaa kanava- tai sisältölähtöisesti. Jos ihmiset eivät hahmota viestinnän merkitystä omalle työlleen, eivätkä koe sen kuuluvan omaan työnkuvaan, ei saada pysyviä tuloksia. Työelämän hektisyys aiheuttaa paljon loppuunpalamisia, jolloin jos viestintätoimet koetaan ylimääräiseksi tehtäväksi normaalityön lisäksi, ei niihin luultavasti suhtauduta kovin myönteisesti. Siksi on tärkeää käydä yhdessä läpi työroolien muutosta. Jos viestintä koetaan tärkeäksi osaksi työtä, tulisi se sisällyttää tehtäväkuvaukseen, tulisi sitä huomioida, mitata ja palkita. Viestintätoimiin tulisi saada konkreettista tukea, koulutusta ja opastusta. Lisäksi siihen pitäisi allokoida aikaa.

8) Pienin tavoittein eteenpäin

Mikään muutos ei onnistu kauaa, ellei sille olen johdon mandaattia. Sidosryhmät odottavat kaikilta organisaatioilta läpinäkyvyyttä, johdonmukaisuutta, proaktiivisuutta ja kasvollista viestintää. Odotetaan, että yhteisön arvot, kulttuuri ja asiantuntijuus tulevat kommunikoitua oikein. Se on jatkuvaa kehittämistä ja oppimista. Uskon itse pieniin toiminnallisiin tavoitteisiin. Niiden kautta päästään konkretiaan ja voidaan kokea onnistumisia. Se ruokkii halua oppia vielä paremmaksi viestijäksi ja sidosryhmien palvelijaksi.

9. Koko työyhteisö kannattaa osallistaa mukaan

Jos yhteisön viestintäkulttuurin rakentaminen jää pelkästään harvojen aktiivisten varaan, ei viestintä myöskään tule laajenemaan kaikkien työnkuvaan, vaan ajattelu ”nuo muut hoitavat viestinnän, minä teen oikeita töitä” vahvistuu.

Suosittelen osallistamaan työyhteisön kaikki jäsenet pohtimaan sitä, millä keinoin viestintä voisi palvella tärkeimpiä sidosryhmiä, miten viestinnällä luodaan huomiota, mielenkiintoa ja luottamusta, sekä miten mahdolliset viestinnän esteet poistetaan? Yhteinen pohdinta kannattaa käydä myös siitä, millä keinoin ihmiset ottaisivat viestinnän työvälineekseen.

Kun osallistamiseen käytetään konseptia, jossa jokainen saa vastata anonyymisti ja sen jälkeen arvioida muiden vastauksia, päästään priorisoimaan parhaat ideat esiin. Se nopeuttaa valtavasti päätöksentekoa ja säästää kaikkien aikaa.

Miten edellä mainittu konkreettisesti toteutetaan?

Toivottavasti sait listauksesta apua. Tarjoamme rajoitetusti maksutonta etäsparrausta organisaatioille, joilla on halu osallistaa henkilöstöään viestintäkulttuurinsa kehittämiseen.

Kun toimit nyt, ehdit vielä varata maksuttoman Teams-tapaamisen, jossa kartoitetaan organisaatiosi tilanne. Saat keskustelun perusteella kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen, mikäli prosessimme soveltuu tilanteeseesi.

Varataksesi lähetä viestiä tai jätä yhteydenottopyyntö!

VARAA MAKSUTON KARTOITUSKESKUSTELU

Jukka Saksi     

KTT, MBA, viestintäkonsultti

+358405018357

jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

Auttaa työyhteisöjä kiteyttämään arvojaan ja viestimään luottamusta herättävästi. Konsultoi osallistumisen prosesseissa. Arvovalta-kirjan kirjoittaja. Tutustu sisältöihin: LinkedIn, Twitter, blogi, haastattelut, videot.

PYYDÄ YHTEYDENOTTOA