Uskon, että viestintätiimeillä on erityisen tärkeä rooli organisaatioiden tekoälymatkan tarinallistamisessa ja uteliaan sekä valppaan kulttuurin luomisessa. Tämä on erityisen tärkeää nyt, kun työelämän murros on merkittävä ja etenee kovalla vauhdilla.

Tällaisessa tilanteessa työyhteisöön voi pesiytyä muutospelkoja. Viestijöillä on tässä tilanteessa tärkeä rooli johdon tukena, ylläpitää toivoa, näkemyksellisyyttä ja muistuttaa myös asioista, jotka eivät muutu ja joihin voidaan turvata muutoksessa, kuten arvot.

Ennakoinnilla ajan säästöä ja hallinnan tunnetta työkuorman alla

Tekoälyllä voi parantaa viestintätiimin tehokkuutta ja ennakoivuutta. Tässä artikkelissa esittelen seitsemän vinkkiä, kuinka viestintätiimi voi hyödyntää tekoälyä tulevien viestintätarpeiden ennakoinnissa ja sisältöjen valmistelussa etukäteen.

1. Kalenterin ja aikataulujen hallinta

ChatGPT voi auttaa luomaan ja hallinnoimaan viestintäkalenteria, joka kattaa tulevat tapahtumat, juhlapäivät, tuotteen julkaisupäivät ja muut merkittävät ajankohdat. Tämä auttaa tiimiä pysymään ajan tasalla ja suunnittelemaan viestinnän etukäteen.

Esimerkkiprompti: ”Luo viestintäkalenteri seuraavalle kuudelle kuukaudelle, sisällyttäen kaikki tärkeät tapahtumat ja kampanjat. Taustatiedot: Liitteenä on lista organisaation tapahtumista ja kampanjoista.”

2. Sisällön luonnostelu etukäteen

Tekoäly voi tuottaa alustavia luonnoksia tiedotteista, blogipostauksista, uutiskirjeistä ja some-päivityksistä. Näitä luonnoksia voidaan muokata ja viimeistellä tarpeen mukaan, mikä säästää aikaa ja parantaa sisällöntuotannon tehokkuutta.

Esimerkkiprompti: ”Luo luonnos blogipostaukselle, joka julkaistaan uuden tuotteen julkaisun yhteydessä. Taustatiedot: Liitteenä on tuoteseloste ja keskeiset ominaisuudet.”

3. Ennakoivat analyysit ja trendien seuranta

Tekoäly voi analysoida markkinatrendejä ja ennustaa tulevia viestintätarpeita perustuen aikaisempiin tietopohjiin ja trendianalyyseihin. Tämä auttaa viestintätiimiä pysymään ajan tasalla ja valmistautumaan tuleviin viestintähaasteisiin.

Esimerkkiprompti: ”Analysoi viime vuoden viestintäkampanjat ja ehdota, mitkä trendit ja aiheet voisivat olla tärkeitä tänä vuonna. Taustatiedot: Liitteenä on raportti viime vuoden kampanjoista ja niiden tuloksista.”

4. Rutiinitehtävien automatisointi

Tekoäly voi auttaa automatisoimaan rutiinitehtäviä, kuten sähköpostien kirjoittamista, tiedotteiden luonnostelua ja some-sisällön luomista. Tämä vapauttaa aikaa strategisemmalle työlle ja parantaa tehokkuutta.

Esimerkkiprompti: ”Kirjoita luonnos kuukausittaiselle uutiskirjeelle, joka sisältää viimeisimmät uutiset ja tapahtumat. Taustatiedot: Liitteenä on lista viime kuun tärkeimmistä tapahtumista ja uutisista.”

5. Kriisiviestinnän valmistelu

Viestintätiimit voivat hyödyntää tekoälyä valmistellessaan kriisiviestintämateriaaleja etukäteen. Näin ne ovat valmiina käytettäväksi tarvittaessa, mikä nopeuttaa reagointia ja parantaa kriisinhallintaa.

Esimerkkiprompti: ”Laadi luonnos kriisitiedotteelle mahdollisen tietoturvaloukkauksen (tai muu aihe) varalta. Taustatiedot: Liitteenä on aikaisemmat tietoturvaloukkauksia koskevat raportit ja toimenpiteet.”

6. Personoidun sisällön luominen

Tekoäly voi luoda personoituja viestejä eri kohderyhmille, mikä lisää viestinnän tehokkuutta ja osuvuutta. Tämä auttaa viestintätiimiä tavoittamaan oikean yleisön oikeaan aikaan.

Esimerkkiprompti: ”Kirjoita tervetuloviesti uusille työntekijöille, joka heijastaa organisaatiomme arvoja ja kulttuuria. Taustatiedot: Liitteenä on organisaatiomme arvot ja kulttuuriset periaatteet.”

7. Vuorovaikutteiset työkalut ja kyselyt

Tekoäly voi auttaa luomaan interaktiivisia kyselyjä ja palautelomakkeita, jotka keräävät arvokasta tietoa tulevia viestintätarpeita varten. Tämä parantaa viestintätiimin kykyä mukautua ja reagoida nopeasti muuttuviin tarpeisiin.

Esimerkkiprompti: ”Luo helposti vastaanotettava kysely, jolla kerätään työntekijöiden palautetta sisäisestä viestinnästä ja sen parantamismahdollisuuksista. Taustatiedot: Liitteenä on edellisen kyselyn tulokset ja analyysi.”

Ehkä se paras prompti

Voit aina hyödyntää erinomaista promptia erilaisissa teemoissa, jonka avulla voit syventää tekoälyltä saamiasi vastauksia. Se toimii kysymällä ”mitä tietoa tarvitset, jotta voit…?”. Lue tarkemmat vinkit siihen artikkelista.

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI

”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi”.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista,  TikTokista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.