Uskon vahvasti siihen, että organisaatioiden ja niiden avainhenkilöiden maine kasvaa yhä tärkeämmäksi. Niinpä tiivistin viisi tapaa ennaltaehkäistä viestinnällisten kriisien syntymistä, huomioiden viestinnän sävyn merkitys ja tekoälyn tarjoamat mahdollisuudet

1. Proaktiivinen ja yhtenäinen viestintä

Ylläpidä jatkuvaa ja avointa dialogia, varmistaen, että organisaation tone of voice on yhtenäinen. Pidä sidosryhmät ajan tasalla organisaation toiminnoista ja muutoksista ennen kuin ne eskaloituvat ongelmiksi.

Yhtenäinen viestinnän sävy rakentaa luottamusta ja vähentää väärinymmärrysten riskiä. Tekoäly voi auttaa analysoimaan ja seuraamaan viestinnän sävyn toteutumista eri kanavissa, varmistaen, että sävy pysyy niissä linjoissa, jotka on todettu parhaiksi ja valittu.

2. Riskiarviointi ja suunnittelu

Tee säännöllisesti riskiarviointeja viestintästrategioissa ja laadi ajan tasalla olevat kriisiviestintäsuunnitelmat, jotka sisältävät ohjeet viestinnän sävyn ylläpitämiseksi myös kriisitilanteissa.

Harjoittele suunnitelmien käyttöä simuloiduilla kriisitilanteilla, jotta kaikki tietävät, miten toimia säilyttäen ammattimainen ja rauhallinen sävy. Tekoäly auttaa tunnistamaan ja ennakoimaan mahdolliset riskit.

3. Osallistaminen ja kuunteleminen

Osallista henkilöstöä ja muita sidosryhmiä päätöksentekoon ja kuuntele heidän huolenaiheitaan. Tämä auttaa havaitsemaan mahdollisia ongelmia jo varhaisessa vaiheessa, jolloin niihin voidaan varautua ja puuttua ilman pelkoa kriisiin joutumisesta.

Varmista, että kaikki osapuolet ymmärtävät organisaation viestinnän sävyn tärkeyden ja sitoutuvat noudattamaan sitä kaikissa tilanteissa. Erityisesti, jos joku yrittää provosoida. Tekoäly auttaa analysoimaan palautetta ja sopeuttamaan viestintää siihen.

4. Reaaliaikainen seuranta

Hyödynnä teknologioita, kuten somen seurantatyökaluja, saadaksesi reaaliaikaisia tietoja organisaatiosi maininnoista ja maineesta. Näin voit reagoida nopeasti, jos negatiivista palautetta tai muita kriittisiä keskusteluteemoja nousee esiin.

Varmista, että vastaukset ja reagoinnit noudattavat aina organisaation määriteltyä tone of voicea, erityisesti provosoivissa tilanteissa. Tekoäly voi analysoida suuria määriä dataa reaaliajassa ja tarjota suosituksia viestinnän sävyn ylläpitämiseksi halutunlaisena.

5. Selkeät viestintäprosessit ja tone of voice -ohjeet

Luo selkeät ja avoimet prosessit, joilla organisaation viestit suunnitellaan ja jaetaan.

Varmista, että kaikilla viestijöillä on pääsy ajantasaisiin tietoihin ja tone of voice -ohjeisiin. Osoita luottamusta ihmisiin ja heidän harkintakykyynsä.Pidä huoli, ettei kukaan jää vaikeissa viestintätilanteissa yksin, vaan saa tukea, rohkaisua ja työkaluja niissä onnistumiseen.

Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi

TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI

”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi”.

Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).

Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista,  TikTokista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.