Organisaatioiden sisäiset ja ulkoiset etävalmennukset- ja koulutukset ovat lisääntyneet vuoden sisällä räjähdysmäisesti. Olen saanut toteuttaa yksin ja yhdessä Peter Nymanin kanssa erilaisia Teams/Zoom/GoogleMeats -valmennuksia. Keräsin saamiemme kokemusten pohjalta 9 käytännön vinkkiä onnistuneeseen etävalmennukseen. Toivottavasti saat niistä hyötyä.
1) Varmista perusfasiliteetit asialliseen kuntoon
Etäyhteyksien varassa toisiin ihmisiin vaikuttaminen on osin erilaista, kuin fyysisissä tilaisuuksissa. Kannattaa varmistaa, että olet rauhallisessa tilassa, jossa sinulla on tarpeeksi hyvä valaistus, toimiva mikrofoni ja tilanteeseen soveltuva vaatetus. Myös videokamera kannattaa asettaa tarpeeksi ylös, mielellään silmien tasalle, jottei kuvakulma ole alaviistosta. Myös tausta on hyvä huomioida. Itse käytän talvella lumista ja kesällä kesäistä luontomaisema-taustakuvaa.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, voivat osallistujat keskittyä oppimiseen, oivaltamiseen ja vuorovaikutukseen, eikä huomio kohdistu häiritseviin yksityiskohtiin.
2) Selvitä minkälaiseen tilanteeseen tulet valmentamaan
On tärkeää tiedostaa etukäteen tilanne, johon tulee etävalmentajaksi. Esimerkiksi omat viestintävalmennukseni tai sparraukseni arvoista ovat usein osana jonkin työyhteisön kehittämispäivää tai seminaaria. Jotta voi valmistella oman osionsa luontevaksi osaksi kokonaisuutta, täytyy selvittää, mitä ennen osuuttasi ja sen jälkeen tapahtuu.
3) Suunnittele esitykseesi tarpeeksi taukoja
Tämä vinkki saattaa kuulostaa turhalta, mutta lukuisten kokemusten perusteella fyysisten asioiden huomioiminen vaikuttaa merkittävästi siihen, miten osallistujat oppivat ja mieltävät tapahtuman onnistumisen. Kuulin juuri eräästä etäkoulutuksesta, jossa henkilöstöä opetettiin vaikeaan teemaan klo 8-12 ilman taukoja.
Valmentaja voi hetken levähtää ryhmätöiden aikana, mutta valmennettavat eivät voi. Onkin helppo ajautua harhaan, että taukoja on tarpeeksi, koska itse pääsee hetkeksi hengähtämään. Vastuullinen ja valmennettavia kunnioittava valmentaja varmistaa sopivat tauot 60-90 minuutin välein. Vain sen kautta on mahdollista pitää ihmiset virkeinä ja kiinnostuneina.
4) Kerro esityksesi agenda ja taukojen aikataulut etukäteen
Olen huomannut, että kun agenda taukoinen on suunniteltu tilaisuuden järjestäjän kanssa hyvissä ajoin, antaa se mahdollisuudet myös itselle valmistautua hyvin. Osallistujille kannattaa kertoa agenda otsikkotasolla heti osuuden aluksi ja kertoa samalla tauoista. Se helpottaa osallistujien valmistautumista ja orientoitumista teemaan tietyksi ajaksi.
Lisäksi kerron, että valmennuksissamme ketään ei ”kyykytetä” eikä aseteta toisten edessä noloon asemaan. Koen, että se on tärkeää sanoa heti alussa, jotta osallistujat uskaltavat paremmin kommentoida ja tuottaa vastauksia.
5) Pidä lyhyitä alustuksia kiinnostavista teemoista
Monien etätyötä tekevien arki täyttyy lukuisista peräkkäisistä videopalavereista, jolloin niihin tulee helposti ”ähky”. Olemme Peterin kanssa huomanneet, kuinka lyhyet alustukset koko agendaan liittyvistä teemoista pitävät osallistujat hyvin hereillä. Käytän itse 10-15 minuutin alustuksia ja niiden havainnoillistamiseksi kuvia, kuvioita tai lyhyitä lauseita.
Yleisimpiä teemojani ovat mediallistumisen ilmiö, organisaation viestinnällinen profilointi, arvojen rooli ja merkitys, sekä viestinnän TOP 10 esteet ja mahdollisuudet. Peterin kanssa valmentaessamme hänen fokusalueitaan ovat tyypillisesti brändi, henkilöbrändi, viestinnän vaikuttavuus ja yksilöt viestijöinä. On tärkeää, että valmennuksen osista rakentuu eheä kokonaisuus.
6) Toteuta aktivoivia ryhmäkeskusteluita
Vaikka aihe olisi kuinka kiinnostava ja puhuja valovoimainen, osallistujat jaksavat vain harvoin keskittyä etänä toteutettaviin puheenvuoroihin kauaa. Suosittelen toteuttamaan ryhmäkeskusteluita, jotka aktivoivat osallistujia. Ryhmäkokouksia voi perustaa esim. Teamsin sisälle tai luoda jokaiselle ryhmälle erillinen kokous, josta palataan ryhmätyön jälkeen pääkokoukseen.
Myös erilaiset pollit eli kyselyt voivat aktivoida hyvin. Olen itse tehnyt niitä esim. mediallistumisen ilmiön kohdalla kysymällä, mitä some-kanavia osallistujat hyödyntävät eniten työssään tai TOP 10 esteiden kohdalla, mitkä asiat estävät eniten osallistujien viestintätoimia. Pollista saa nopeasti vastaukset kommentoitaviksi ja se pitää ihmiset hereillä.
7) Rekrytoi ryhmän kirjurit etukäteen
Jotta tilaisuus etenee jouhevasti, kannattaa ryhmät jakaa mahdollisuuksien mukaan etukäteen ja valita niihin ryhmän puheenjohtaja tai sihteeri. Jos mahdollista, osallistujille kannattaa kertoa tulevat kysymykset jo etukäteen, jolloin ryhmätöihin voidaan orientoitua ja valmistautua paremmin. Etukäteen rekrytoitu kirjuri vähentää ryhmätyön ajanhukkaa ja sähläystä merkittävästi.
8) Pyydä vastaukset chattiin teema kerrallaan
En ole mikään mestari teknisissä asioissa, joten pyrin pitämään etävalmennukset yksinkertaisina. Haluan, että tilaisuuden vastuutaho kutsuu minut etäkokoukseen ja vastaa siten tekniikasta. Silloin minä tai valmennuskumppanini voimme keskittyä sisältöön ja vuorovaikutukseen valmennettavien kanssa.
Yksi hyväksi havaittu metodi on pyytää ryhmätyön vastauksia chattiin teema kerrallaan. Ryhmien kirjureita kannattaa opastaa ennen ryhmätyön alkua, että he valmistautuvat jakamaan vastauksensa chattiin vuorollaan. Näin niihin ehditään ottaa kantaa ja mahdollistaa fokusoitu keskustelu. Samoin hyvään palaverietikettiin kuuluu, että pyydetään puheenvuorot kättä nostamalla.
9) Lopeta esityksesi ajoissa ja anna mahdollisuus rauhalliseen loppukeskusteluun
Valmentajan täytyy valmistautua ajankäytöllisesti siihen, että puheenvuoroihin menee tietty aika ja pitää huolta aikataulujen pysymisestä. Etukäteen on vaikea tietää, kuinka paljon kommentteja pyydetään ja mitkä teemat herättävät erityisesti mielenkiintoa. Itse pyrin siihen, että jätän agendaan aikavarauksen mahdollisesti pidempään keskusteluun. Jos sitä ei tule, voin puhua itse enemmän tai voidaan lopettaa virallinen osuus 5-10 minuuttia etuajassa ja keskustella heidän kanssaan, jotka haluavat vielä kysyä tai kommentoida. Näin osallistujille jää tunne rauhallisesta lopetuksesta.
Onnistuneita ja dialogisia valmennushetkiä
Uskon, että tämä vuosi tulee olemaan dialogin ja osallistamisen vuosi. Kun ne asiat pitää mielessä ja tähtää siihen, että palvelee osallistujia parhaalla mahdollisella tavalla, onnistuu varmasti myös etävalmennuksessa. Piditpä organisaation sisäisiä tai ulkoisia etävalmennuksia, toivotan niihin onnistumisia ja myönteistä vuoroaikutusta!
Jos haluat keskustella johtajuuden, viestinnän, arvojen ja osallistamisen teemoista, ota vapaasti yhteyttä.
Blogivinkki: 9 askelta osallistaa koko työyhteisö viestimään aktiivisemmin 2021
Jukka Saksi
KTT, MBA, viestintä- ja tekoälykouluttaja, advisor
+358405018357
jukka.saksi@johtajaonmedia.fi
TILAA MAKSUTON UUDISTUSKIRJEENI
”Autan organisaatioita viestimään avoimesti ja hyödyntämään tekoälyä johtamisen, viestinnän ja arvojen vahvistamiseksi” kouluttajan sekä advisorin rooleissa.
Arvovalta-kirjan (2020) ja Johtaja on Media! -kirjan (2016) kirjoittaja. Toiminut yli 10 v johtamistehtävissä ennen yrittäjyyttä. Alunperin artesaani, jonka jälkeen aikuisopiskellut MBA ja kauppatieteiden tohtori. Väitöskirja finanssialan johtajuudesta (2013).
Löytyy Twitteristä, Linkedinistä, Facebookista, Instagramista, Threadsista ja BlueSkysta. Linkit sisältöihin ja palveluihin löytyvät täältä.
Pääset tilaamaan uutiskirjeemme jättämällä alle sähköpostiosoitteesi.
